Manajemen Proyek Perangkat Lunak (Software Project Management)

Definisi Proyek

• Menurut Definisi dalam buku panduan PMBOK(A Guide to the Project Management Body of Knowledge)
• Definisi Proyek adalah : Suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik.
• Sementara berarti: setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu.
• Unik berarti: produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya, tidak ada dua proyek yang 100% sama.

Ciri-ciri proyek

• Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir atau hasil kerja akhir.
• Dalam proses mewujudkan lingkup yang dimaksud, maka ditentukan jumlah biaya, jadwal, kriteria mutu, serta sumber-sumber daya yang diperlukan.
• Bersifat sementara, dalam artian adanya batasan waktu yang telah ditentukan (yaitu dengan selesainya tugas). Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas.
• Non-rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.

Bentuk Pengerjaan Proyek

Secara umum bentuk pengerjaan proyek dilakukan dalam dua cara yaitu:

• Pengerjaan Proyek Swakelola
• Pengerjaan Proyek Sub-kontrak

Pengerjaan Proyek Swakelola adalah pengerjaan proyek yang dilakukan atau dikelola oleh organisasi

atau perusahaan itu sendiri.

• Swakelola bukan berarti semua sumber-sumber daya manusia yang terlihat di dalamnya adalah staf atau pegawai perusahaan tersebut.
• Pengerjaan Proyek Sub-kontrak (subkon) adalah suatu proyek yang diproyekkan. Artinya bisa juga suatu organisasi atau perusahaan membuat atau bisa juga mendapatkan suatu proyek, namun proyek tersebut tidaklah dikerjakan sendiri, melainkan dilimpahkan ke pihak lain (perusahaan/ konsultan lain).

Contoh-contoh Proyek

• Pembuatan sistem informasi pada suatu organisasi atau perusahaan tertentu.
• Pengadaan Perangkat Keras (komputer) pada divisi tertentu di suatu perusahaan.
• Pembuatan jaringan (LAN atau WAN) pada suatu instansi tertentu.
• Pengembangan atau perbaikan aplikasi web di suatu perusahaan.
• Menyelenggarakan pelatihan komputer untuk karyawan perusahaan.
• Menyelenggarakan pelatihan manajemen untuk meningkatkan SDM perusahaan.
• Membuat program aplikasi untuk pelaksanaan auction/tender.
• Mempromosikan produk baru melalui tur dalam jangka waktu tertentu.
• Membuka suatu kantor cabang yang baru.
• Mengembangkan suatu produk atau jasa baru.
• Merencanakan suatu sistem komunikasi yang baru
• Restrukturisasi suatu organisasi tertentu.
• Membangun suatu bangunan gedung atau fasilitas lainnya.
• Pembangunan pembangkitan listrik.
• Pembangunan irigasi pertanian.
• Pembuatan komplek perumahan
• Pembuatan terminal bus dan angkutan kota, Dan lain-lain.

Perbedaan Proyek dengan Operasional 

Kegiatan Proyek:

• Bercorak dinamis, non-rutin.
• Siklus proyek relatif pendek.
• Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik-turun).
• Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan.
• Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu.
• Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumennya.

Kegiatan Operasional:

• Berulang-ulang, rutin.
• Berlangsung dalam jangka panjang.
• Intensitas kegiatan relatif sama
• Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek.
• Macam kegiatan tidak terlalu banyak.
• Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstant.

Project Life Cycle

Sejak dimulainya sampai dengan diakhirinya suatu proyek terdapat berbagai fase yang harus dilalui.

Masing-masing mempunyai ciri-ciri yang berbeda, memerlukan waktu untuk melaksanakannya dan

membutuhkannya sumber daya yang berbeda pula.

Secara Umum terdapat 4 (empat) fase proyek yaitu :

• Merumuskan Masalah.
• Mencari solusi terdapat masalah
• Melaksanakan solusi.
• Memonitor hasilnya, yaitu apakah solusi tersebut menyelesaikan masalah.

Bila dilihat dari Perspektif Proyek Konstruksi, maka 'project life cycle' melalui fase-fase berikut ini:

• Pembuatan konsep ( concept development /design).
• Pelaksanaan (execution)
• Penutupan (finish/close out).

Dalam Perspektif Proyek IT (Information Technology) atau Teknologi Informasi), khususnya develop atau pembangunan sistem informasi, maka project life cycle meliputi fase-fase:

• Tahap penemuan ( discovery phase)
• Tahap konsep (concept phase)
• Tahap desain (design phase)
• Tahap jaminan kualitas (quality assurance phase)
• Tahap implementasi (implementation phase)
• Tahap penutupan (closure phase)
• Tahap pelaksanaan atau (execution phase)

Mekanisme Proyek

Berbicara proyek dalam ruang lingkup organisasi secara umum, tahapan atau mekanisme proyek adalah sebagai berikut:

• Proyek ditentukan oleh manajemen melalui suatu kebijakan.
• Setelah keputusan dari manajemen menyatakan bahwa suatu proyek akan dijalankan, maka selanjutnya ditunjuk seorang pimpinan proyek/manajer proyek (project manager) dan pembentukan tim proyek (team project).
• Pihak manajemen akan mendelegasikan proyek tersebut kepada manajer proyek untuk memimpin dan mengelola proyek dari awal sampai akhir. Manajer bertanggung jawab sepenuhnya atas keberhasilan proyek tersebut .
• Dalam kegiatan keseharian (day to day), seorang manajer proyek akan mengkoordinasi tim proyek dan bertanggung jawab (melaporkan setiap kegiatan proyek) kepada pihak manajemen.
• Di dalam kegiatan proyek, seluruh pihak yang terlibat harus bertanggung jawab terhadap keberhasilan proyek tersebut sampai dengan selesai, sesuai dengan kapasitasnya masing-masing.

Hal-hal yang menyebabkan timbulnya proyek

Berikut ini adalah beberapa hal yang menyebabkan timbulnya suatu proyek:

• Rencana Pemerintah; biasanya berbentuk suatu kebijakan tertentu akan menimbulkan proyek. Sebagai contoh, pemerintah berencana mengekspor beras ke negara-negara yang kekurangan beras, maka hal ini akan menimbulakan suatu proyek.
• Permintaan Pasar, misal; Handphone, Factory outlet, Pembangunan town house, Pembangunan Apartemen, Penerbitan Buku-buku bisnis dan buku IT.
• Dari dalam perusahaan yang bersangkutan, misal: Ada kebijakan pakaian seragam untuk hari-hari tertentu. Perusahaan membutuhkan sistem informasi keuangan.Dari kegiatan penelitian dan pengembangan, misal: - Penelitian mikrobiologi, - Penelitian metode pendidikan.

Faktor-faktor keberhasilan proyek

Keberhasilan suatu proyek sangat bergantung pada saat menentukan Pilihan metodologi manajemen proyek yang baik. Pemilihan metodologi ini dilakukan pada saat awal sebelum proyek di mulai. Secara garis besar ada 4 (empat) faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek.

Keempat faktor tersebut adalah sebagai berikut:

• Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme project life cycle .
• Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap jadwal proyek, anggaran proyek, kualitas proyek dan risiko di dalam suatu proyek.
• Mengintergrasikan/memadukan perangkat (tools) dan metode manajemen proyek untuk tujuan peningkatan produktivitas, kinerja tim dan komunikasi.
• Tidak kalah pentingnya adalah komitmen manajemen. Hal ini sangat memegang peranan penting keberhasilan suatu proyek.

Share this post